Mặc dù Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã quy định nhưng trên thực tế, việc tiếp nhận, sử dụng bản sao các loại giấy tờ trong thủ tục hành chính lại có rất nhiều cách hiểu và áp dụng khác nhau, đó là: (1) Cùng là trường hợp nộp Giấy khai sinh cho con em đi học, nhưng nơi này thì nhận bản sao có chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc, nhưng nơi khác lại chỉ nhận một loại bản sao từ sổ gốc và từ chối bản sao chứng thực; (2) Giáo viên nộp các văn bằng, chứng chỉ để làm thủ tục chuyển xếp hạng mới, nhưng chỗ này thì nhận bản sao chứng thực mà không quy định thời hạn chứng thực là bao lâu, nhưng chỗ khác lại không tiếp nhận bản sao chứng thực quá 06 tháng. Vậy, đâu là câu trả lời đúng khi sử dụng bản sao trong thủ tục hành chính và giao dịch?
Vấn đề quan tâm trên được Ths.Bùi Đức Độ, Giám đốc Trung tâm Trợ giúp pháp lý nhà nước tỉnh Kiên Giang lý giải như sau:
Khái niệm “Bản sao” được quy định tại khoản 6 Điều 2 của Nghị định. Theo đó, “Bản sao” có 02 loại: (i) là bản chụp từ bản chính thường được sử dụng khi chứng thực giấy tờ; (ii) hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra. Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột;…thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu (Điều 16, Điều 17).
“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Tại Điều 20 Nghị định quy định thủ tục cấp bản sao từ bản chính: Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại (Điều 20).
Giấy tờ, văn bản được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính gồm: Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp; Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ những bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao sau đây: (a) Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; (b) Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; (c) Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; (d) Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân (Điều 22).
Ảnh minh họa: nguồn internet
Về giá trị pháp lý: Bản sao chứng thực từ bản chính được sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Bản sao từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (khoản 1 khoản 2 Điều 3). Ví dụ: Bản sao là bản chụp Giấy khai sinh (bản chính) có chứng thực của Ủy ban nhân dân xã/Phòng Tư pháp/Văn phòng công chứng; Bản sao Giấy khai sinh do Ủy ban nhân dân xã (nơi đã đăng ký khai sinh trước đây) cấp từ sổ gốc.
Về nguyên tắc sử dụng bản sao chứng thực, tuy không có văn bản nào quy định cụ thể nhưng được hiểu và phân ra làm 02 loại như sau: (1) Bản sao chứng thực không có thời hạn sử dụng nếu là từ bản chính các giấy tờ, văn bản có giá trị không thời hạn như bảng điểm, bằng cử nhân, giấy chứng nhận bồi dưỡng chức danh nghề nghiệp giáo viên, giấy phép lái xe mô tô…, trừ trường hợp bản chính bị thu hồi, hủy bỏ; (2) Bản sao chứng thực có thời hạn nhất định trong trường hợp bản chính các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Phiếu lý lịch tư pháp, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.
Từ những phân tích nêu trên có thể kết luận: Người dân có quyền lựa chọn một trong 02 loại bản sao là bản chụp từ bản chính có chứng thực “hoặc” bản sao từ sổ gốc và thời hạn sử dụng bản sao theo thời hạn từ bản chính, trừ trường hợp văn pháp luật có quy định khác về sử dụng bản sao và thời hạn bản sao. Ngoài ra, người tiếp nhận thủ tục hành chính có khi yêu cầu đương sự xuất trình bản gốc để đối chiếu chứ cơ quan không được tùy tiện đặt ra quy định nhận loại bản sao nào và giá trị của bản sao là bao lâu.
